用好年费监控系统,告别逾期风险

数百家代理机构、企业验证:自动同步官方年费数据,多渠道提醒,批量账单管理,效率提升300%,错漏缴风险趋近于零
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费哨兵专利年费监控系统

费哨兵专利年费监控系统,是一款专业聚焦于专利年费监控与管理的智能化工具。您仅需提供需要监控的专利清单或企业清单,系统即可自动同步专利数据、历年缴费记录、当前待缴费信息,并通过邮件、微信、站内消息等多渠道实时提醒。另外,系统配套的专利检索、专利权人同步监控、异常缴费标记、个性化标签警告等功能,可大幅提升您的年费管理效率,有效降低漏缴、错缴风险。

用专业年费监控系统管控专利缴费全流程,为您带来的不仅是效率的提升,更是专利资产安全与服务质量的双重保障

这些问题,您是否正在经历?

又又又逾期了

距离上次缴纳滞纳金不过数月,又发现有案件漏缴,甚至已濒临权利恢复的临界点。这种突发状况不仅意味着额外滞纳金与权利恢复费用的双重损失,更严重动摇着客户对专业服务的信任根基。令人无奈的是这种情况难以避免,时有发生。

客户数据一条条排查,痛苦

到了给某客户缴年费的时间点,于是咱们负责年费的同事翻出清单,开始在国知局网站上,一条一条的排查确认, 等到客户的百来条数据排查完,小半个下午已经过去了。这种操作耗时耗力,而且还容易导致错漏,给以后的逾期留下隐患。

负责人要离职了,其他人不太熟,咋办

人员流动是无法规避的问题,年费管理岗又是一个琐碎、繁杂、责任重大的岗位。时间久了,这个岗位出现人员流动的情况十分正常。但每次人员的流动,都是对年费管理工作的挑战,一不小心就会导致案件批量失效,给企业带来不小的损失。

年费账单、缴费清单制作量大,麻烦

年费管理是个精细活:先给客户发缴费确认,然后做缴费清单,从翻模板、填数据到逐条核对,每个步骤都得打起十二分精神。可中小代理机构客户一抓一大把,但每家手里的专利就那么几件,结果三天两头处理一堆小额年费账单,忙得团团转。

核心亮点功能

专利权人监控
账单批量创建
缴费异常稽核
自定义筛选
多样化标签
您只需要在系统录入企业名称,系统会自动同步该企业主体当前公开的全部专利数据;更方便的是,该企业主体将来公开的专利数据,也会在专利公开后自动同步进系统。该功能不仅能大幅度降低工作量,而且可以有效避免案件的遗漏。
专利年费监控系统-专利缴费系统:专利权人监控示范图
中小型代理机构客户数量大,一家一家客户去创建年费账单,费时费力。系统提供了批量创建账单的功能,批量勾选费用后, 一键即可批量生成账单,非常便捷。
专利年费监控系统-专利缴费系统:账单批量创建示范图
缴费作业错漏很难避免,而且我们完成缴费后很难去发现这些错漏。系统提供了比较人性化的稽核功能,您可以一键筛选出有异常的缴费数据,目前缴费异常主要是指重复缴费、标记已缴费但实际未缴,后续将扩展更多异常情形。
专利年费监控系统-专利缴费系统:缴费异常稽核示范图
支持用户自定义筛选条件,比如通过期限下条件、通过是否有逾期下条件、通过是否有滞纳金下条件、通过是否机构待缴下条件等等。自定义程度非常高,稍加摸索,一定可以让您的筛选效率事半功倍。
专利年费监控系统-专利缴费系统:自定义筛选示范图
系统添加了丰富的标签,让您更快的对专利以及费用的状态进行判断。常见的标签有:扣费标签,临期的标签,逾期的标签,滞纳的标签,恢复费的标签,缴费异常的标签。熟练利用这些标签,您的工作效率将会大幅提升。
专利年费监控系统-专利缴费系统:多样化标签示范图

主要功能场景

专利录入

年费自动同步

缴费提醒

年费账单管理

客户交互

01 专利录入

系统提供了多种专利数据的录入方式,以提升您的使用体验。

Excel批量导入
申请号批量导入
专利检索导入
专利权人监控(首次同步、增量同步)
专利管理系统,设置授权专利自动年费监控
专利年费监控系统-专利缴费系统:专利录入示范图

02 年费自动同步

您通过各种方式录入待监控的专利后,系统将自动同步相关的年费。年费数据包含历史的缴费记录,后续待缴纳的年费,并对最近的费年费、有滞纳、需恢复、缴费异常等关键的费用进行标记,方便提醒与排查。

数据同步精准、及时
内置自动同步规则,定期同步
支持不限量手动同步
专利年费监控系统-专利缴费系统:年费自动同步示范图

03 缴费提醒

系统内置提醒规则,系统按照客户分类,对6个月内待缴、3个月内待缴、7天内待缴、逾期未缴进行提醒

支持提醒规则配置,可以选择不提醒,或者部分提醒
支持提醒模板的自定义,用户可以自定义提醒邮件模板
专利年费监控系统-专利缴费系统:缴费提醒示范图

04 年费账单管理

支持通过快速通过缴费期限,客户名称,临期,逾期等标签快速筛选,然后批量创建账单。账单创建后,提供对账单的内部审核、客户确认、开票、到款等过程的管理。

支持通过快捷筛选、自定筛选,快速创建账单。
支持批量创建账单
支持内部审核
支持客户确认
支持开票申请
支持到款确认
专利年费监控系统-专利缴费系统:年费账单管理示范图

05 客户交互

系统自动生成邮件模板,用户确认后可以直接通过系统,将邮件内容与附件直接在发送给客户。系统也支持创建Word账单模板,用户通过线下渠道,或者结合邮件发送功能,直接发送给客户。

邮件模板配置支持
邮件在线发送支持
Word模板配置支持
Word模板自动创建支持
专利年费监控系统-专利缴费系统:客户交互示范图

您是否还有以下疑问?

01 专利年费监控系统数据准吗?和官方系统有差异吗? 数据一致
费哨兵专利年费监控系统数据与国家知识产权局官方完全一致,包括历史缴费记录、当前待缴金额、滞纳金、缴费期限等关键信息,同时自动标记异常缴费(重复缴、未缴标记已缴),比手动查询更精准。
添加了对数据的解析、标记
另外,系统通过对数据的解析,给相关的异常费用进行标记,方便对您进行提醒,也方便您进行年费数据作业。
02 年费监控系统,真的可以解决逾期、重复缴的问题吗? 答案是可以,主要从以下几个维度分析:
1. 数据自动同步
系统年费数据自动同步,年费的期限,金额大小,是否有滞纳金,专利的基本信息、法律状态等信息都自动同步,从此无需手动查询,人工失误导致的出错能基本杜绝
2. 系统提醒机制
系统通过定期提醒机制,即将到期的数据自动发送邮件提醒相关负责人,只要使用者关注相关信息,基本不会存在遗漏。
另外,在首页、专利监控池、待缴年费池都有明显的统计分析,一眼就能看出有需要处理的年费,进而降低出错的可能性。
3. 年费账单审核
对于年费账单,系统支持添加内部审核功能,缴费时有人帮忙把把关,可以有效降低一些低级失误。
03 奇智创达代理机构年费监控系统,相比别人家有什么优势呢? 功能丰富
系统业务架构优秀,基础的作业细节,相对竞品体验更优。比如专利录入功能,我们就涵盖了客户经常使用到的绝大部分情形(例如专利权人监控)。
另外,我们还支持对代理费的管理、异常年费排查、邮件与Word模板的自定义、内部审批、开票管理、客户确认、到款管理等一系列的功能。
市场认可
从系统上线至今,已经有数百家代理机构、企业使用我们的年费监控系统进行年费监控,续费率接近100%,市场认可度非常高。
性价比高
奇智创达年费监控虽然品质出众,但是定价却低于市场标准。另外奇智创达推出的“代理机构普惠共赢”计划,针对初创型、发展型代理机构优惠力度特别大,性价比非常高。
服务到位
奇智创达不限客户体量与购买的系统类型,均提供7*12小时无忧服务,即便是小金额的年费监控客户,亦可以无差别享受系统演示,需求反馈,问题咨询等服务。
04 价格怎么算的? 是否有优惠活动 目前提供两种收费模式:
独立购买年费监控
独立购买年费监控时,我们100件起售,然后遵循按量阶梯收费模式,年费监控量越大,单价越低。
购买整套知产管理系统
奇智创达推出“代理机构普惠共赢”计划,现在购买享受4折优惠,并额赠送年费监控等5大权益。综合算下来,如果您的年费监控量大于1000件,购买整套知产管理系统并不会比独立买年费监控系统贵多少,非常值得拥有哦。
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